Galerija

Malo o produktivnosti

Nismo mi krivi sto radimo onako kako radimo. Krivi su nasi sefovi i organizacija firme sto ne uspevaju da izvuku vise iz nas. Mi svi radimo barem 40 sati nedeljno, ali koliki je broj sati efektivno iskoriscen? Vec je dovoljno zahtevno biti dobar u nekoj profesiji. Ucimo citavu mladost da se spremimo za neki poziv. I to nije dovoljno, celog zivota moramo da se usavrsavamo, ako zelimo da napredujemo u karijeri. Ali da li to nase znanje na pravi nacin upotrebljavamo? Da li je svaki sat naseg vremena dobro iskoriscen ili ima dosta praznog hoda?

U vecini sucajeva odgovor je opcija b.) da ima puno sati baceno u vetar. Cak i kada dolazimo mrtvi umorni kuci. Razlozi za to mogu biti u limitima protestantske kulture, gde je cilj raditi radi rada. Mozda je to nasledje seljacke kulure gde je sramota sedeti, uvek neko mora neku motiku da drzi u ruci i da nesto kopa. Vazno je raditi, a ne proizvesti. A da li je to jedini nacin? Pa, moja je nada da pokazem da postoje i drugi nacini, ako vec morate kuci da dolazite umorni, budite umorni i zadovoljni.

Cilj je proizvesti, a ne raditi

Cilj je proizvesti, a ne raditi

Ljudi koji rade u danasnjim modernim firmama optereceni su efikasnoscu, ali ne tako cesto i efektivnoscu rada. Pocnimo od primera citanja i-mejla. Godinama smo navikavani da se na sve i-mejlove mora odgovoriti. I sto vise odgovarate, to vise dolazi. I to je postalo tako veliko zlo da cak poslovne jedinice pocinju da prihvataju da se % dnevne produktivnosti mora smanjiti za jedno 10%-30% zbog i-mejl komunikacije. I onda neko postane jako efikasan u pisanju pravila u Majkrosoft Outluk programu za automatsko pomeranje pisama u date fascikle, za grupisanje stotine ili hiljade kontakata itd. Zatim povecava efikasnost brzim kucanjem, odgovaranjem sa svega par redova itd. Ali da li je to efektivno, odnosno, da li se postigao cilj koriscenja sredstva zvanim i-mejl. Verovatno ne. Znamo, komunikacija je neophodan elemenat u svakoj modernoj organizaciji, ali cilj komunikacije nije komunikacija vec odasiljanje odredjenih poruka odredjenim primaocima da bi se njihov posao bolje obavljao. Da li to postizemo odgovarajuci na 50-100 i-mejlova dnevno? Naravno da ne ukoliko vas posao nije call-center ili customer care. A cak i u tim poslovima postoje bolja resenja.  Recimo odgovarati samo na i-mejlove koje su zaista kriticni, izbegavati dugacke serijske i-mejlove na istu temu, umesto toga ponuditi vec u prvom pismu resenja, a ne samo listati probleme, dati odredjene alternative i uputiti sagovordnika na druge ljude koji su zaduzeni za razne aspekte pod-problema vaseg problema itd…. Naviknite se da resavate probleme komunikacijom, a ne da trosite sate misleci da nesto radite. Rad nije vazniji ukoliko se potrosi vise vremena za njega. I nije vazniji ako nesto nebitno radite efikasno. Tucati kamen laserskim cekicem nece uciniti tu operaciju bitnijom, ali cete vi doci kuci umorni i nesrecni. Mozda nije trebalo tucati kamen od samog pocetka. Treba se navici da se radi pametnije, a ne vise. Rad radi rada nicemu ne vodi. To je neka vrsta modernog robovanja. Ali to ropstvo nije izazvano zlonamernicima, vec zbog neobrazovanosti i nesposobnosti i nas samih i nasih radnih organizacija. Naucimo da se oslobodimo ropstva.

Drugi primer: sastancenje i gluvarenje ispred automata za pice i sendvice. Izbegavajte i jedno i drugo sto je vise moguce. Najveci broj sastanaka sluzi kao alibi za odmor ili da se ljudi naogavoaraju ili zale. Zaljenje bez konkretnih predloga kako izaci iz neke neoptimalne situacije nicemu ne sluzi. Osim toga, sastanci retko kao rezultat imaju neke konkretne akcije. Kao test koliko su vasi sastanci efektivni,  pokusajte da na kraju svakog sastanka napisete tacne zakljucke i akcije koje proizilaze iz dva sata razglabanja, primeticete da ce kao sitne kapljice, reka izgovorenih reci proci kroz vase dlanove bez zaustavljanja. Ako vec morate na sastanak, trazite uvek da svaki sastanak ima tacne i unapred odredjene tacke dnevnog reda, da sastanci ne mogu da prekorace svoje predvidjeno vreme, da postoji moderator diskusije, da nema upadanja u rec i da nema oratora. Sastanci moraju biti brzi, koncizni i fokusirani na problem. Cuo sam da u nekim japanskim firmama je obicaj da se sastanci vode ne sedeci, vec na nogama i to ne na obe vec samo na jednoj.

Treci primer: telefonski razgovori. Naviknite ljude u svom eko-sistemu da je vase vreme skupo. Slusalicu ne dizite sa poznatim „Halo“. Vec, Ovde Pera, trenutno sam u guzvi, ali ako je nesto bitno imam par minuta za tebe. To ce odmah ubiti svaku nadu vasem sagovorniku da vam isprica zadnji trac ili vic ili da se pozali kako je sef prestrog ili da kuka kako je ekonomska situacija teska. I naucice da vas treba zvati samo ako nesto stvarno treba. Nemojte biti antipaticni, odgovorite profesionalno na pitanje ako zaista procenite da je vazno, a ako nije presecite kratko. Vas cilj nije da postanete neprijatni, vec efektivni.

Cetvrti primer: naucite da vladate svojim sefom koliko je to moguce. Sefovi imaju cesto neprijatnu bolest da je njihovo vreme preskupo, a vreme svih drugih, a narocito podredjenih besplatno, pa ce vam uvaljivati razne koske. Naravno, ne mozete ih odbiti, ali dajte veoma racionalna objasnjenja koje su posledice za ostale zadatke koje vam je sef ranije poverio ako morate da uradite sve ove nove. Budite postojani, ali bez emocija, postanite sefovo ogledalo za njegovu nesposobnost, umesto da prihvatate sve bez pogovora. Naravno, ne smete u tome preterivati, dobro razmislite sta je stvarno besmisleni zahtev sefa, a sta vazan zadatak koji vi jednostavno ne volite da radite. Ove druge ne smete odbijati.

Peti primer i mozda najvazniji. Ne budite stablo otkinuto iz zemlje u bujici nabujale reke raznih poslova. Racionalno pogledajte sve sto se od vas trazi i odlucite se koja dva, tri, pa nekad i pet poslova treba uraditi tog dana da biste otisli kuci zadovoljni da ste danas nesto ucinili, a ne samo prevrtali papire i grejali stolicu osam sati. Uvedite neku vrstu dnevne molitve: postavite sebi 2 do 3 puta dnevno pitanje: da li sada radim ono sto sam zacrtao, ono sto donosi bitni pomak u poslu ili samo radim da potrosim vreme. Podsetite sebe da je najlakse varati samog sebe, borite se protiv toga.

Svi ovi primeri (a ima ih jos mnogo) ne sluze samo da biste zadovoljili svog sefa, napredovali u karijeri ili dobili povisicu. Covek je kreativno bice ima potrebu da nesto stvara ma koliko to malo bilo. Budite sebi najbolji prijatelj, odbranite se od modernih najezdi gubljenja vremena.

Ako želite da odslušate:

Advertisements

One comment on “Malo o produktivnosti

  1. Povratni ping: Nemojte hraniti zver! | Markus Maki

Zatvoreno za komentare.