Galerija

Da li komunicirate na pravi način?

Ko je imao sreću i ajme i nesreću da radi po velikim firmama, naročito internacionalnim, često je došao u priliku da vidi veoma jasnu paralelu između menadžmenta svoje firme i recimo vlade Evropske Zajednice, ili bilo koje od njenih članica ili nekih drugih demokratskih zemalja. Problemi u autokratskim državama su druge prirode, isto veoma zanimljivi ali drugačiji. U velikim firmama ono što je najbitnije su normirani procesi i unutrašnja komunikacija. Ako ste jako dobri u tehničkom delu posla to je jako dobro, ali mnogo manje bitno od onoga kako komunicirate sa svojim kolegama, a naročito svojim šefom ili drugim odeljenjima. Komuniciranje je od suštinske važnosti. Velike firme su rascepkane na desetine, stotine pa ponekad i na hiljade malih odeljenja. Njima upravljaju šefovi i šefići raznih kompetencija i sposobnosti. U svakom slučaju, baš kao što se u svim manufakturnim delatnostima dešava, članovi odeljenja vide par šrafova koji se vrte u njihovom mikro-svetu, skoro niko od njh ne vidi celu sklopljenu mašinu, nemaju pojma čak ni šta se dešava svega par hodnika od njihove kancelarije. Samo ta dva šrafa koje oni vide, se razlažu na manje pod-šrafove i to im zaokuplja cele dane i radne živote. Imaju oni dovoljno svojih problema da bi imali volje, snage, pa čak i sposobnosti da se bave tuđim problemima. E sad, postoje neki ljudi koji što iz lične ambicije, što iz opisa svog posla moraju kad tad da se obrate tim drugim odeljenjima. Dakle, kako komunicirati nove stvari nezainteresovanoj publici? Njima je pun kofer njihovih sastančenja, informacija i odluka. Dođavola vi i vaša nova komunikacija. Već je dobro ako vas slušaju, verovatnije je da će krišom ispod akten tašne ili ispod stola listati nove imejlove sa njihovih blekberija. Zato komunikacija mora biti propraćena nekom dobrom Power Point prezentacijom. Jednostavna ali sudbonosna za vaš uspeh. Svega nekoliko svetih pravila. Kao prvo, malo teksta, maksimalno pet činjenica po slajdu, ljudi su tu da slušaju vas, jer ako moraju da čitaju beskonačno dugačke slajdove i slušaju vas moraće da se odluče ili za jedno ili za drugo, multitasking kod ljudi ne funkcioniše. Drugo, slajd mora da ima neku sliku. Jednostavni dijagram, fotografija, neki simbol ili skica. Ništa naučno, slike moraju biti pitke i prijemčive. Treće, emocije. Bilo koja informacija će biti lakše primljena i ono najvažnije dugotrajno uskladištena na naš moždani hard disk, ako je za to vezana neka pozitivna emocija. Dakle, metafore iz sporta i svakodnevnog života. Četvrto, sve mora biti optimistički, mali uspesi se uveličavaju, a u negativnim se traži pozitivna strana. Reči moraju biti jednostavne, rečenice kratke i morate publiku gledati u oču i srce.

Nije rešenje samo u rešenju, već i u njegovoj prezentaciji

Nije rešenje samo u rešenju, već i u njegovoj prezentaciji

Da ne bih zvučao samo kao jedna pročitana lekcija iz priručnika za uspešne govornike, jedno je sve to reći, a drugo je to i primeniti. U praksi je sve to jako teško. Evo par primera, uspešne i neuspešne komunikacije. Nekom prilikom radio sam na jednom projektu, našao rešenja za sve probleme, nacrtao dijagrame, napisao dokument, bio sam ponosan na svoje delo, tri meseca rada urodilo je plodom. I onda dogodi se prava katastrofa. Nakon prezentacije rešenja, inženjeri, oni koji bi trebalo da primene moju arhitekturu nisu je čak ni razumeli. Meni nije bilo jasno zašto. Međutim, seo sam razmislio i shvatio da se radi o tome da sam ja zaboravio na svoju publiku. Koncentrisao sam se na rešenje problema, ne i na prezentovanje tog rešenja. A to je ogromna razlika. Ređao sam dijagrame, relacije, skraćenice, pozivao se na standarde. Meni je sve to izgledalo tako trivijalno i očigledno, jer ja sam na tome radio tri meseca a oni dva sata. I shvatio sam da sam ja sam sebi držao prezentaciju. Publika me je polu bledo gledala. Još gore sam prošao sa svojim direktorom. Čovek je imao 45 minuta za mene. I pored toga što je doktor nauka, što ima deset godina iskustva iz materije koju sam prezentovao, čovek se totalno izgubio. Ni pored toga što je postavio dvadeset pod pitanja nije bio u stanju da je razume do kraja, i naravno, arhitektura nije bila odobrena. Dakle na oba fronta totalni fijasko, sav moj trud je otišao u vetar. I onda sam seo i napravio dve Power Point prezentacije. Dve potpuno različite prezentacija za dva targeta, jedna za inženjere, a druga za direktora. Počeo sam sa direktorom. Direktoru sam sve dijagrame sa nivoa detalja 3 prebacio na 1, sakrivši gomilu detalja i ostavio one za koje preptpostavljam da su bitne za njega. Moje prvobitno rešenje nisam promenio ni za milimetar. Samo sam izbacio 70% detalja i postavio problem u biznis perspektivu. Drugi put mi je dao samo pola sata vremena, ali doživeo sam totalni uspeh. Sa svega 10 slajdova, sve je bilo jasno, Čoveku je svanulo, a i meni naravno, dobio sam pohvale, projekat je odobren i onda mi je dodeljen jedan još važniji posao. Prava revolucija. Onda kada sam završio sa direktorom, morao sam da se vratim inženjerima, s njima je još teže, oni su zahtevniji. Strategija prezentacije za njih nije bila u eliminisanju detalja, jer njima su oni i te kako potrebni, za njih je bilo potrebno postepeno dodavanje detalja. Sa svega 50 slajdova i dvočasovne prezentacije, prvi slajd je imao svega 4 objekta u relaciji, dok je zadnji imao čak pedeset, ali sam dodavao kockicu po kockicu na svakom novom slajdu uz dužno objašnjenje. Aleluja i inženjeri su dobro prihvatili rešenje, čak su mi i zahvalili što će imati mogućnost da se bave novim tehnologijama koje do sada nisu koristili. Naravno bilo je pregršt pitanja i malih unapređenja, no suština rešenja je bila nepromenjena. A vi? Koliko jezika govorite? Govorite li Power Point, ako ne, brzo sedite u školske klupe i na posao, to će vam biti mnogo bitnije nego novi programski jezik, programska biblioteka ili nova tehnologija. Zvuči lako, verujte mi ništa teže i najveći broj ljudi najviše greši upravo u tome svaki dan. Prevelki fokus na rešenjima, a premali na komunikaciji tih rešenja.

Ako želite da odslušate, prilog počinje na 20 min 15 sek

Ja pišem vama, a vi meni recite šta mislite. Voleo bih da saznam o…

Advertisements

One comment on “Da li komunicirate na pravi način?

  1. Povratni ping: Da li ste sigurni da poznajete Vikipediju? | Markus Maki

Zatvoreno za komentare.